Aufgedeckte Fehler in einer AHV-Revision? Regelmässige Prüfung und Klärung von Spezialfällen? Kämpfen auch Sie Monat für Monat mit den Komplexitäten der Lohnbuchhaltung? Sie sind nicht alleine!
Gemäss dem jüngsten Payroll Complexity Report von Strada (online abrufbar) gehört die Schweiz zu den Ländern mit den komplexesten Lohnabrechnungsrahmenbedingungen weltweit. Laut dem Global Payroll Complexity Index 2023 zählt die Schweiz zu den drei Ländern mit den kompliziertesten Lohnabrechnungen weltweit. Diese Komplexität ergibt sich aus verschiedenen Faktoren, darunter mehrsprachige Vorschriften, kantonale Steuergesetze und ein komplexes Sozialversicherungssystem. Angesichts dieser Herausforderungen können kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) in der Schweiz erheblich davon profitieren, ihre Lohnabrechnung an professionelle Dienstleister auszulagern.
Die Schweiz ist ein mehrsprachiges Land mit Deutsch, Französisch und Italienisch als Hauptsprachen. Lohnabrechnungsdokumente, Steuergesetze und arbeitsrechtliche Vorschriften variieren je nach Kanton oder Sprachregion, was Unternehmen zwingt, sich mit mehreren rechtlichen Interpretationen und Auslegungen auseinanderzusetzen. Auch Mitarbeitende erwarten heutzutage, die Dokumente in einer für sie verständlichen Sprache empfangen zu können.
Im Gegensatz zu vielen Ländern mit zentralisierten Steuervorschriften verfügt die Schweiz über 26 Kantone mit jeweils eigenen Steuerregelungen und teilweise auch spezifischen Sozialversicherungsbeiträgen. Diese Unterschiede betreffen:
Diese Unterschiede zu überwachen und gleichzeitig die Einhaltung sowohl der Bundes- als auch der kantonalen Gesetze sicherzustellen erfordert ein umfassendes Nachverfolgen der Entwicklung der rechtlichen Rahmenbedingungen und stellt eine erhebliche administrative Belastung dar.
Die Lohnabrechnung in der Schweiz erfordert umfangreiche Berichterstattung an verschiedene staatliche Stellen oder private Institute, darunter:
Häufige Gesetzesänderungen und die Verpflichtung zur langjährigen Aufbewahrung von Unterlagen erhöhen die Komplexität zusätzlich.
Angesichts der Komplexität der Schweizer Lohnabrechnung kann das Outsourcing erhebliche Vorteile bieten, insbesondere für KMU mit begrenzten internen Ressourcen. Hier sind die wichtigsten Gründe, warum professionelle Lohnabrechnungsdienstleister eine essenzielle Unterstützung darstellen (lesen Sie hierzu auch, wieso Fidinam der richtige Partner für Ihr Payroll Outsourcing sein kann):
Durch sich ständig ändernde Vorschriften und kantonsspezifische Steuergesetze ist die Einhaltung der Vorschriften in der Lohnbuchhaltung eine grosse Herausforderung für KMU. Ein professioneller Lohnabrechnungsdienstleister stellt sicher, dass die Lohnabrechnung den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht und minimiert das Risiko von Fehlern, Bussgeldern und rechtlichen Streitigkeiten.
Die interne Abwicklung der Lohnbuchhaltung erfordert spezialisiertes Personal, moderne Software und kontinuierliche Schulungen, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Für KMU bedeutet dies erhebliche Kosten. Durch das Outsourcing entfallen diese Fixkosten, sodass sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, anstatt sich mit administrativen Aufgaben zu belasten.
Lohnabrechnungsdienstleister nutzen moderne Technologien, um Lohnberechnungen wo möglich zu automatisieren, aussagekräftige Reports zu erstellen und HR- und/oder Buchhaltungssysteme zu integrieren. Sie bieten zudem oft auch Expertenberatung zu Steueroptimierungsstrategien und Sozialleistungen, um die betriebliche Effizienz zu steigern.
Fehler in der Lohnabrechnung können zu Unzufriedenheit und Misstrauen unter den Mitarbeitern führen. Professionelle Dienstleister gewährleisten eine genaue und pünktliche Gehaltsabrechnung, korrekte Steuerabzüge und die Einhaltung von Sozialleistungsregelungen, was das Vertrauen und die Mitarbeiterbindung stärkt.
Insbesondere in kleineren und mittelgrossen Betrieben liegt die Verantwortung für die Verarbeitung der Lohnbuchhaltung oft bei einer einzigen Person. Fällt diese aus oder verlässt das Unternehmen, stehen KMU oft vor grossen Herausforderungen und nicht selten auch signifikanten unerwarteten Kosten. Durch die Auslagerung an einen professionellen Dienstleister wird das Ausfallrisiko minimiert und die Kosten bleiben kalkulierbar.
Die Schweizer Lohnbuchhaltungsregelungen zählen aufgrund mehrsprachiger Vorschriften, kantonaler Steuergesetze und umfangreicher Compliance-Anforderungen zu den komplexesten weltweit. Für KMU kann die interne Abwicklung der Lohnbuchhaltung eine teure und ressourcenintensive Aufgabe sein. Durch die Auslagerung an einen professionellen Dienstleister können Unternehmen sicherstellen, dass sie gesetzeskonform arbeiten, Zeit und Kosten sparen, auf Expertenwissen zugreifen und die Stellvertretung gesichert haben. All dies trägt dazu bei, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. In der heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftswelt ist das Outsourcing der Lohnbuchhaltung nicht nur eine Erleichterung – es wird immer mehr zu einer strategischen Notwendigkeit für Schweizer KMU, die Effizienz und Wachstum anstreben.
Dominic Müller ist bei Fidinam für die Geschäftsentwicklung des 
Treuhandgeschäftes in der Deutschschweiz verantwortlich. Er hat an der Universität Bern Jura studiert und seine gesamte bisherige Karriere in der Beratung und im Outsourcing für nationale und internationale Kunden verbracht. Seine Schwerpunkte liegen in den Bereichen Personalwesen, Lohnbuchhaltung, Datenschutz und Digitalisierung.
Dank unserer mehr als 60-jährigen Erfahrung in der Beratung von nationalen und internationalen Kunden kann unser Team von qualifizierten Experten Einzelpersonen, kleine und mittelständische Unternehmen oder multinationale Konzerne mit speziell auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittenen Lösungen unterstützen.
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