Ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung kann aus unterschiedlichen Gründen für Unternehmen jeglicher Grössenordnung ein sinnvolles, wertschöpfendes Unterfangen sein. Unternehmen, die nicht über die administrativen Ressourcen oder das notwendige Knowhow verfügen, profitieren von einem Outsourcing genauso wie Unternehmen, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen. Im nachfolgenden Beitrag möchten wir die wichtigsten Beweggründe für Unternehmen, ihre Lohnbuchhaltung an einen professionellen Anbieter auszulagern, zusammenfassen. Gleichzeitig kann Ihnen die nachfolgende Aufzählung dabei behilflich sein, den richtigen Partner für Ihr Outsourcing der Lohnbuchhaltung zu identifizieren.
Wenn Ihre Mitarbeitenden die monatlich wiederkehrende, mitunter anspruchsvolle und zeitaufwändige Lohnbuchhaltung nicht mehr verantworten müssen, können sich diese auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, die das Wachstum Ihres Unternehmens unterstützen wie beispielsweise Mitarbeiterentwicklung, Kundenpflege, Verkaufsaktivitäten, Produktentwicklung oder Marketing.
In den allermeisten Fällen kann eine Auslagerung der Lohnbuchhaltung durch die angestrebte Effizienzsteigerung, den Einsatz von Technologie und der Konzentration auf das Kerngeschäft beim Anbieter eine Kostenreduktion mit sich bringen. Wenn nun die Gesamtkostensituation bestehend aus Infrastruktur, Hardware, Software und Personal (wobei mögliche Verzugszinsen oder Strafzahlungen noch gar nicht berücksichtigt werden) betrachtet wird, spart ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung fast immer bares Geld.
Das Kerngeschäft Ihres Outsourcing Anbieters ist die Verarbeitung von Löhnen und/oder weitere Treuhanddienstleistungen. Hier dürfen Sie erwarten, dass Ihr Anbieter die rechtlichen Rahmenbedingungen nicht nur kennt, sondern laufend verfolgt und Sie idealerweise proaktiv mit entsprechenden Informationen versorgt. Auch stellt der Anbieter sicher, dass die richtigen Formulare zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Stellen übermittelt werden und Sie die Anforderungen der Behörden umfassend und zu jeder Zeit erfüllen.
Datensicherheit und Vertraulichkeit sind zwei zentrale Themen im Umgang mit sensiblen Daten wie bspw. Lohndaten. Ein professioneller Anbieter von Lohnbuchhaltungslösungen nutzt aktuellste Technologien, garantiert Ihnen redundante Datenspeicherung und verfügt über mehrere Serverstandorte um die Ausfallsicherheit der Systeme zu minimieren und stetigen Zugriff auf Ihre Daten sicher zu stellen. Für den notwendigen Datenaustausch werden sichere Kanäle genutzt und die rechtlichen Rahmenbedingungen für sicheren, rechtskonformen Datenaustausch sind geschaffen. Durch Sensibilisierung und Training der Mitarbeitenden des Outsourcing-Anbieters muss sichergestellt werden, dass diejenigen Personen, die Ihre sensiblen Daten verarbeiten, diese auch zu schützen wissen.
Ein professionelles Outsourcing Unternehmen wird Ihre Lohnbuchhaltung so weit als sinnvoll möglich automatisieren. Dies reduziert die arbeitsintensiven Eingaben in das Lohnbuchhaltungsprogramm und erlaubt die Minimierung von Fehlerquellen. Moderne, bewährte Lohnbuchhaltungssoftware bildet hier die Grundlage, gepaart mit der Expertise Ihres Anbieters im rechtlichen Bereich.
Die Lohnbuchhaltung in den allermeisten Unternehmen geht Hand in Hand mit weiteren HR-Prozessen wie beispielsweise Zeiterfassung, Spesenerfassung oder sogar einem Cafeteria-System im Zusammenhang Benefits für Ihre Mitarbeitenden. Wenn diese Systeme entweder Teil einer integrierten Gesamtlösung (wie bspw. Abacus) sind, oder wenn sie durch Schnittstellen an das Lohnbuchhaltungssystem angebunden werden können, wird die Datenqualität erhöht, Fehlerquellen minimiert und der Zugang zu den Informationen für die Mitarbeitenden vereinfacht.
Mitarbeitende erwarten heute ansprechende, möglichst digitale Administrationsprozesse. Employee-Self-Service hat weiter den Vorteil, dass Ressourcen in der Administration geschont werden, da Mitarbeitende sich die benötigten Informationen selbständig beschaffen können. Ein Mitarbeiterportal oder im Idealfall sogar eine mobile Applikation unterstützen diese Zielsetzung.
Dominic Müller ist Director bei Fidinam Zürich und zeichnet für 
den Ausbau des Treuhandgeschäfts in der Deutschschweiz verantwortlich. Er verfügt über einen Master of Law von der Universität Bern und hat in seiner Karriere auf Beratung und Outsourcing im Personalwesen fokussiert. Die Schwerpunkte der Tätigkeit von Herrn Müller bei Fidinam liegen in der Beratung in Personalfragen, dem Outsourcing von Buchhaltungen mit Fokus auf die Lohnbuchhaltung, wobei er auch das Interimmanagement verantwortet. Herr Müller ist ein erfahrener Problemlöser für Personalabteilungen auf nationaler wie auch auf internationaler Ebene.
Dank unserer mehr als 60-jährigen Erfahrung in der Beratung von nationalen und internationalen Kunden kann unser Team von qualifizierten Experten Einzelpersonen, kleine und mittelständische Unternehmen oder multinationale Konzerne mit speziell auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittenen Lösungen unterstützen. Auch für Sie kann Fidinam ein vertrauenswürdiger Partner für Ihre Outsourcingbedürfnisse sein.
Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Beratung oder weitere Informationen zu diesem Thema wünschen.
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