A partire dal 30 giugno 2020 in Svizzera entrerà in uso il sistema di fatturazione con codice QR. Questo sostituirà, dopo una fase di transizione, l’attuale sistema di fatture composto da polizze arancioni e rosa (per un totale di sette tipi diversi di fatture), uniformando l’intero metodo di pagamento.
La molteplicità di standard, schemi, procedure e bollettini di pagamento nel traffico svizzero dei pagamenti sarà presto abolita in favore della standardizzazione. I processi di pagamento potranno quindi essere gestiti a costi inferiori e integrati nella catena di creazione di valore aggiunto digitale. La riforma, infatti, ribattezzata PaymentStandard.CH, ha lo scopo di uniformare e standardizzare le procedure di pagamento previste, con numerosi vantaggi sia per gli emittenti che per i destinatari.
La formattazione delle QR-fatture
La formattazione di queste nuove fatture è molto ben definita e segue lo standard ISO 20022.
La fattura è suddivisa in tre parti: una ricevuta sulla sinistra, un codice QR (con una piccola croce svizzera al centro) nel mezzo e le informazioni sul destinatario, il pagante ed altre informazioni libere (incluso, se necessario, il Creditor Reference, che sostituisce il N° di riferimento) sul lato destro della fattura.
Le fatture con codice QR possono essere trasmesse al destinatario in tre modi:
- cartaceo: con una punzonatura tra la ricevuta e la parte di pagamento, così come tra la polizza ed il resto del foglio
- per email
- per invio elettronico in PDF
In ognuno dei tre casi, la polizza dovrà seguire le medesime regole.
I pagamenti
Per effettuare i pagamenti, la scansione del codice QR sarà sufficiente, permettendo di caricare direttamente tutti i dati prestampati nell-ebanking e, tramite una parametrizzazione, dell’ERP/sistema contabile. Questo permetterà, in teoria, di non dover inserire alcun dato manualmente negli ordini di pagamento e nella contabilizzazione dei pagamenti fatture. Nel caso invece in cui l’emittente desideri o debba inserire alcuni elementi a penna sul documento, lo stesso codice QR segnalerà questa mancanza. Visivamente, sarà utilizzato un rettangolo bianco con gli angoli neri per definire il limite dello spazio utilizzabile.
Sarà possibile inserire dei dati a penna solo se l’apposito campo sarà debitamente segnalato al momento della stampa/emissione della fattura. In qual caso, le informazioni contenute al loro interno saranno da aggiungere manualmente nell’ordine di pagamento, inserendo le informazioni visibili nella parte del pagamento o nella ricevuta. Inoltre, i messaggi in tempo reale vengono visualizzati con il nuovo standard in caso di errori di immissione dei pagamenti (sia in termini di trasferimenti che di addebiti diretti).
Gli utenti possono, in questo modo, apportare direttamente le correzioni richieste garantendo una gestione della liquidità più efficiente. Questa opzione può essere ulteriormente amplificata dall'elaborazione dei pagamenti, tramite una distinta di pagamento, con contabilizzazione nello stesso giorno.
Dal momento dell’entrata in vigore del nuovo sistema, per effettuare un pagamento sarà necessario avere un codice IBAN, che dovrà essere in mano del cliente prima che il sistema entri in uso.
Vi sono 3 possibili tipi di pagamento:
- uso del QR-IBAN (che è identico al codice IBAN, salvo per la parte del codice della banca che sarà differente) ed il riferimento QR (attualmente il PVR);
- uso dell’IBAN e Creditor Reference (che va a sostituire il N° di referenza);
- uso dell’IBAN, senza alcuna altra referenza.
I vantaggi della fattura con codice QR
- Integrazione di tutte le informazioni di pagamento per il destinatario della fattura, elaborate e integrate all’interno del QR code
- Procedura di pagamento agevolata tramite un clic
- Riduzione drastica degli errori di immissione manuale di dati e di la lettura delle informazioni
- Riconciliazione semplificata dei pagamenti grazie alle informazioni standardizzate
- Trasmissione elettronica di tutte le informazioni di pagamento
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